Update Reset

ALT DET, DU HAR BRUG FOR AT VIDE FØR DU SKIFTER TIL- ELLER FÅR NYT ONLINE BOOKING SYSTEM


FORORD

Denne guide er til dig, der overvejer at skifte fra et eksisterende online booking system, eller komme i gang med et online booking system for første gang. Dit nye online booking system bliver en meget vigtig del af din virksomhed, derfor vil jeg tage dig i hånden og hjælpe dig så godt på vej som muligt.

Jeg har forsøgt at skrive denne guide så neutralt som muligt, og besvare mange af de spørgsmål du kan have. Hensigten er at hjælpe dig med at træffe det rigtige valg, og give dig gode råd, som kan gøre beslutningsprocessen lettere, så du lettere kan vælge det online booking system der passer bedst til din virksomhed og økonomi.


I denne guide kommer jeg ind på:

  • Om du er helt sikker på, at du har behov for et nyt online booking system
  • Hvad skal du selv gøre, når du har besluttet dig for et nyt et online booking system
  • Hvilken type online booking system har du brug for
  • Hvordan sammenligner du priser
  • Vælg din leverandør med omhu
  • Hvad gør din leverandør for at klargøre dit nye online booking system til dig
  • Hvad skal du selv gøre for at klargøre dit online booking system


God fornøjelse

Brian Rasmussen

Acaao


PS! Informationen i denne guide er ikke 100 % udtømmende og forfatteren kan ikke drages til ansvar for dens anvendelse i praksis. Da informationen udelukkende er af generel informativ natur, kan den ikke erstatte kompetent og individuel rådgivning.

ER DU SIKKER PÅ DU HAR BRUG FOR ET NYT ONLINE BOOKING SYSTEM?


Inden du begynder at se på online booking systemer, skal du naturligvis tage stilling til om du overhovedet har behov for et nyt online booking system. Har du ikke et online booking system i dag, bør du få et hurtigst muligt, så du ikke passivt fravælger de kunder der ønsker, at det skal være så let som muligt at booke en tid hos dig. PÅ den måde du ikke mister kunder, fordi du ikke kan svare telefonen, mens du behandler en kunde, uden det går ud over dit kundeserviceniveau.

Der er sikkert en eller flere gode grunde, til hvorfor du nu læser denne guide, og overvejer at udskifte dit eksisterende online booking system, eller at anskaffe et online booking system for første gang. Er dine gode grunde så vigtige, at du vil have nyt online booking system (Det er ikke så slemt, oftest tager det kun nogle få timer), eller er det småting, du vil forbedre, når det kommer til stykket. Det skal du selvfølgelig gøre op med dig selv.

HUSK, det er ikke navnet på dit online booking system der er vigtigt. Det er jo i bund og grund ligegyldigt, hvem der er leverandør at dit online booking system, så længe du er glad og tilfreds. Det vigtige er jo det din leverandør kan gøre for dig, som f.eks. hvilke funktioner findes i systemet, har leverandøren god kundeservice, har de ekstra tilføjelser (ting der ikke normalt er med i et online booking system) og passer prisen. Har du et system, der i bund og grund dækker dine behov, du får super god service, systemet har alle de funktioner og ekstra tilføjelser du har brug for og er prisen helt rigtig, er der ikke umiddelbart nogen grund til at flytte til et nyt online booking system.


HER ER 6 GODE GRUNDE TIL AT FÅ ET NYT ONLINE BOOKING SYSTEM

  • Dit online booking system er for dyrt i forhold til andre tilsvarende online booking systemer
  • Du vil gerne gøre det endnu lettere for dine kunder at booke online
  • Du vil gerne nedsætte den tid dine medarbejdere og du bruger på at arbejde med systemet
  • Du vil gerne have tilføjelser til dit online booking system som webshop, App eller andre fordele
  • Du vil gerne have færre eller flere funktioner

HVAD SKAL DU GØRE, NÅR DU HAR BESLUTTET DIG FOR AT FÅ ET NYT ONLINE BOOKING SYSTEM


Når du har besluttet dig for at få et nyt online booking system, begynder jagten på den helt rigtige løsning til din virksomhed. Online booking systemet skal passe både funktionsmæssigt og prismæssigt. Derfor skal du tage stilling til nogle spørgsmål, inden du skal kontakte de leverandører der passer til dine specifikke behov.


FÅ OVERBLIK OVER KRAV TIL DIT NYE ONLINE BOOKING SYSTEM

Du har måske en klar idé om hvilket online booking system du gerne vil have fremadrettet, eller måske vil du gerne undersøge markedet inden du vælger. Du har måske allerede været på de sociale medier for at indsamle erfaringer, fra kollegaer der bruger andre online booking systemer. Uanset hvilken gruppe du tilhører, vil du med fordel kunne bruge listen herunder, som du kan arbejde dig igennem fra start til slut. Gennemgå listen nøje for at danne dig et detaljeret billede af hvad du skal tage stilling til, og hvad du skal spørge leverandørerne om, når du taler med eller skriver en mail til dem. På den måde vil du bedre kunne sikre dig, at det online booking system du vælger har alle de funktioner du har behov for, og at det passer til din økonomi, samt at service og ambitionsniveau leverandøren har for fremtiden er det rigtige for dig og din virksomhed.  

 Brug listen, så vil du helt sikkert blive mere tilfreds med dit valg, og du vil muligvis spare nogle penge. Jeg har med vilje skrevet nedenstående liste ustruktureret for at få dig til at tænke nøje over, hvad du vil have med i dit online booking system.


TYPE OG FORMÅL

Først og fremmest skal du tage stilling til hvilken type online booking system det skal det være, og hvilke ekstra ydelser du har brug for. Der findes en række online booking systemer, der har ekstra ydelser som f.eks.:

Kassesystem

Lagerstyring

Hjemmeside

Webshop til salg af produkter og gavekort (der er endda mulighed for passiv indkomst)

App der gør det lettere for dig at booke.

App der gør det meget lettere for dine kunder at booke hos dig.

Kundeklub der sparer dig og dine kunder mange penge, og hjælper med at gøre dine kunder mere loyale

Hjælp til at øge indtjeningen i din virksomhed


INDHOLD, MULIGHEDER OG BEGRÆNSNINGER

Bruttoliste med alt det, du skal du tænke over og tage stilling til inden du køber et online booking system:

A. Hvor mange funktioner har du brug for?

B. Hvad er dit budget?

C. Hvor mange brugere af systemet er der i virksomheden? Prisen varierer ofte i forhold til antal brugere.

D. Vil du betale for reminder SMS eller vil du have et system der tilbyder reminder SMS gratis?

E. Skal online booking systemet være meget brugervenligt, så du sparer tid på hver kunde?

F. Skal online booking systemet kunne integreres med f.eks. hjemmeside, webshop etc.?

G. Hvornår skal dit nye online booking system være klar?

T. skriv selv flere…


FUNKTIONER

Hvilke funktioner ønsker du at online booking systemet har? Siden der er utrolig mange funktioner i de fleste online booking systemer, har jeg delt listen i flere underpunkter


Kunde booking og kundeprofil

A. Hurtigt log ind, f.eks. ”Husk mig” funktion

B. Mulighed for at sende SMS, ved glemt adgangskode

C. Mulighed for at kunne tilbyde tillægsbehandlinger

D. Mulighed for at bestille flere ydelser til samme behandling

E. Kunden skal kunne slette en fremtidig aftale

F. Kunden skal kunne redigere en fremtidig aftale

Kunden skal kunne se produktkøbs historik

G. Kunden skal kunne redigere sine personlige informationer

H. Kunden skal kunne se tidligere aftaler

I. Det skal være let at bestille tid

J. Kunden skal kunne betale et depositum eller det fulde beløb ved booking, hvis kunden er dårlig til at møde op til den aftalte tid.

K. Kunden skal kunne betale hele beløbet for en behandling ved booking, f.eks. hvis der er tale om et barn, så barnet ikke skal have penge med.

L. Mobilvenlig og brugervenlig version af kundebooking

M. Man skal kunne slette kunder uden at påvirke statistikker

N. Det skal være muligt at tage betaling online for eventuelle skyldige beløb, før kunden kan booke en ny aftale

O. Der skal være en afbudsliste

P. Skriv selv flere…


Kalender og booking i salonen/klinikken

A. Hurtigt log ind, f.eks. ”Husk mig” funktion

B. Kalender overblik der viser alle medarbejdere

C. Kalender overblik der viser alle en specifik medarbejder

D. Mulighed for at vælg tillægsbehandlinger til en behandling

E. Mulighed for hurtigt at redigere aftaler

F. Mulighed for at flytte aftaler med drag and drop

G. Mulighed for at forlænge eller forkorte aftaler ved at trække i aftalen

H. Det skal være hurtigt at genbooke en kundeaftale

I. Det skal være let at bestille tid til en kunde

J. Det skal være let at se kundeoplysninger

K. der skal være kalender der viser uger og datoer, så man let kan finde en dato

L. Man skal let kunne blokeret tider til f.eks. møder

M. Man skal let kunne se kunders fremtidige aftaler

N. Man skal let kunne se kundens produktkøbs historik

O. Man skal let kunne se kundens aftale historik

P. Man skal kunne se om det er en ny kunde

Q. Man skal let kunne se og skrive i kundens journal

R. Man skal kunne uploade billeder til journalen

S. Man skal kunne se hvilke klippekort kunden har

T. Man skal hurtigt kunne tilpasse medarbejder arbejdstid fra kalenderen

U.  Man skal kunne markere kunden som Ankommet

V.  Man skal kunne markere kunden som Kom ikke

X. Der skal være mulighed for at skrive bemærkninger

Y. Der skal være mulighed for at angive forskellige behandlingstider til medarbejdere

Z. Der skal være ressource styring

Æ. Man skal kunne aktivere behandlinger på specifikke medarbejdere

Ø. Det skal være muligt hurtigt at oprette kunder fra kalenderen

Å. Der skal være mulighed for hurtigt at få et overblik over kunden, hvis en kunde ringer

AA. Man skal kunne se om kunden har booket online eller om det er en medarbejder der har oprettet aftalen

AB. Det skal være muligt at se hvornår aftalen er oprettet

AC. Det skal være muligt hurtigt og nemt at informere kunden om ledige tider

AD. Det skal være let at kontakte kunden i tilfælde at forsinkelse

AE. Der skal være en log over kunder og medarbejder aktivitet i kalenderen og kundebooking

AF. Det skal være muligt at dobbelt booke

AG. Det skal være muligt at booke uden for åbningstid

AH. Det skal være muligt at indsætte forberedelsestid efter hver behandling

AI. Det skal være muligt at sende nyhedsbreve og triggermails

AJ. Der skal være en app til medarbejderne så de ment kan booke tider til kunder, f.eks. uden for åbningstid

AK. Der skal være mulighed for at booke til flere personer på én gang, f.eks. til parmassage

Al. Det skal være muligt at booke til hold

AM. Der skal være mulighed for flere lokationer

AN. Bloker kundeadgang

AO. Skriv selv flere…


Kassesystem

A. Brugervenligt kassesystem

B. Kassesystemet skal være en integreret del af online booking systemet

C. Man skal kunne bruge stregkode scanner

D. Man skal kunne oprette gavekort på beløb

E. Man skal kunne oprette gavekort på behandlinger

F. Man skal kunne oprette klippekort på behandlinger

G. Man skal kunne oprette udlæg

H. Man skal kunne tage imod returvarer

I. Der skal være lagerstyring

J. Man skal kunne oprette tilgodebeviser

K. man skal kunne vælge sælgere så flere medarbejdere kan sælge til samme kunde

L. Man skal kunne tage imod flere betalingstyper i samme salg

M. Man skal kunne oprette en faktura

N. Man skal kunne udskrive en bon

O. Man skal kunne sende en kvittering via e-mail

P. Man skal kunne parkere en bon

Q. Der skal være statistikker

R. Man skal kunne se dagens salg fra dagens dato og tidligere datoer

S. Man skal kunne se salg pr. medarbejder

T. Der skal være integreret webshop

U. Man skal kunne søge efter og udvælge kunder fra kassen, så kunden får registreret sit salg på sin profil

V. Man skal kunne udskrive fremtidige aftaler til kunden fra kassen

X. Man skal kunne indløse gavekort fra 3. part sælgere

Y. Der skal være én eller flere kundeklubber

Z. Man skal kunne tilgå kundeprofiler direkte fra kassen

Æ. Man skal kunne skifte medarbejder i kassen

Ø. Man skal kunne udskrive et gavekort

Å. Man skal kunne udskrive et klippekort

AA. Man skal kunne udskrive et tilgodebevis

AB. Skriv selv flere


HAR DU MISTET OVERBLIK OVER ALLE PUNKTER PÅ TJEKLISTEN?

Der er rigtig mange ting, du skal have taget stilling til. Nogle har allerede eller får hurtigt styr på dem alle. Andre har sværere ved at få overblik over dem, og hvis du tilhører denne gruppe, så skal du vide, at du bestemt ikke er den eneste.  Det er svært at komme hele vejen igennem listen.

Men når du er færdig, kan du at bruge listen strategisk, når du snakker med de forskellige leverandører af online booking systemer, og når du laver din kravsspecifikation.

HVILKEN TYPE ONLINE BOOKING SYSTEM HAR DU BRUG FOR


Har du brug for et simpelt eller et meget avanceret online booking system? Det svar har du i virkeligheden allerede svaret på ved at gennemgå tjeklisten herover. Har du udvalgt en stor del af de funktioner jeg skrev på listen eller har du valgt få. Det er en klar indikator af hvad du i virkeligheden har brug for.

Nu skal du ud fra den liste du har lavet til at undersøge markedet, der er det oftest en god i idé at starte med de sociale medier. Spørg dine kollegaer hvad de mener om deres online booking systemer. Ikke bare hvilket online booking system de benytter, f.eks:

A. Hvad kan de bedst lide ved systemet?

B. Giver leverandøren god service?

C. Er systemet brugervenligt?

D. Har online booking systemet de funktioner dine kollegaer gerne vil have?

E. Er der nogen tilføjelser til online booking systemet de er specielt glade for?

F. Find selv på flere spørgsmål

Når du så har været igennem de sociale medier, har du en god idé om hvem der behandler deres kunder rigtigt godt, og hvem der bliver rost og eller kritiseret. Der betyder at du nu kan begynde at se nærmere på deres hjemmesider, se videoer af de forskellige online booking systemer.

HVORDAN SAMMENLIGNER DU PRISER


Når du sammenligner priserne, skal du se på det hele, nogle online booking systemer lyder til at være meget økonomiske, andre koster noget mere, men det er ikke altid det hænger sådan sammen. Du skal huske at se på det store billede. Hvad er det du får, i forhold til det du skal bruge? På listen herunder kan du se hvad du skal tage højde for.

A. Hvad koster systemet hver måned

B. Hvad koster SMS’er

C. Er der gebyrer på de forskellige funktioner

D. Koster det ekstra for at tilføje flere brugere

E. Koster det noget at få lavet diverse udtræk

F. Hvad er opstartsgebyret

G. Hvor meget for du for dine penge, f.eks., hvor mange funktioner er der inkluderet, og får du kassesystem, hjemmeside, webshop, App osv.

H. Hvor lang tid skal du betale, hvis du vælger at opsige dit abonnement

Alle disse parametre skal du have med i dine overvejelser, derfor kan det sagtens være at de systemer der ser ud til at koste lidt mere faktisk i længden bliver lidt billigere. Fordi du sparer penge på en række ekstra ydelser, du nu ikke har behov for at betale til.


Når du har sammenlignet priser, udvalgt de funktioner du har behov for, har du en god idé om hvilke, leverandører du ska skrive til og tale med. Brug din sunde fornuft, og ha’ din checkliste klar, for de fleste vil rigtig gerne tale om alle de fordele de har. Man har du listen kan du også spørge om alle de ting du gerne vil have svar på. På den måde kan du lettere se hvad du får for dine penge.

VÆLG DIN LEVERANDØR MED OMHU


Hvilke udfordringer har du i din hverdag, har du let ved at tiltrække kunder og har du en virksomhed, der ikke kan tage flere kunder ind? Er det den modsatte situation, eller et sted midt i mellem? Spørgsmålet er om det ”bare” er et online booking system du har brug for, eller om du har brug for en af de leverandører der reelt gør lidt mere for deres kunder, som f.eks.:

A. Rigtig god kundeservice

B. Kurser til dig og dine eventuelle medarbejder

C. Hjælp til salg og mersalg

D. Træning i kundeservice

E. Hjælp til markedsføring, så du kan få flere kunder i klinikken eller salonen

F. Hjælp til at øge din indtjening, via tilføjelser til dit online booking system

Det er vigtigt at vælge det rigtige online booking system til din virksomhed, for det kan betyde en stor forskel i indtjeningen i din klinik eller salon, derfor er det muligt, at det nogle gange er nødvendigt at gå lidt på kompromis med de funktioner der forskellige systemer, (Ingen af systemerne der findes på markedet, har alle funktioner). Det er derfor vigtigt at du selvfølgelig vælger det online booking system, der har flest af de ting du skal bruge. Men det er også vigtigt at du vælger det online booking system, du kan se dig selv arbejde sammen med i de kommende år. Det vil sige, at det er en god idé at finde det system hvor du føler dig tryg og hørt, så du i fremtiden kan være med til at sætte præg på udviklingen. Samt at du kan få den rigtige hjælp/support når du har behov for det.

HVAD GØR DIN LEVERANDØR FOR AT KLARGØRE DIT NYE ONLINE BOOKING SYSTEM FOR DIG


Når du køber et nyt online booking system, vil leverandøren indsætte alle de data du har fra din tidligere leverandør. I langt de fleste tilfælde, hvis du allerede har haft et online booking system, vil du få de fleste af dine data med dig, det vil sige kunder, ydelser, varer, journaler, køb, klippekort og gavekort med når du flytter til en anden leverandør. De data bliver sendt til dig, oftest som en Excel eller CSV fil, som du bare skal sende videre til din nye leverandør, der som let kan uploade det hele til dit nye online booking system. På den måde vil du kun skulle oprette dine fremtidige aftaler, og måske lave nogle få rettelser og så er du i gang.

Har du ikke tidligere haft et online booking system, starter du fra bunden, og skal manuelt uploade alle de kunder du har i dit kundekartotek, men dette komme jeg nærmere ind på i afsnittet herunder.

Leverandøren vil oftest give undervisning i deres online booking system, så du og dine eventuelle medarbejdere, forstår at få det meste ud af systemet.

HVAD SKAL DU SELV GØRE FOR AT KLARGØRE DIT ONLINE BOOKING SYSTEM


Der er nogle få manuelle ting du selv skal gøre når du får dit nye online booking system. Det vil være at tjekke at alt er som det skal være, for selv om leverandørerne er professionelle, er det altid godt at tjekke det hele igennem, for det er din virksomhed det drejer sig om. Derudover skal du selv indsætte dine fremtidige aftaler, og måske tilrette nogle småting. Dette stykke arbejde er som oftest ikke noget der tager mere end en eftermiddag, til et par dage, afhængigt af hvor mange medarbejdere og fremtidige aftaler du har.


Jeg håber at denne guide har hjulpet dig godt på vej, til at vælge det helt rigtige online booking system for dig og din virksomhed.


Har du spørgsmål, er du meget velkommen til at kontakte mig. Så skal jeg gøre mit bedste, for at hjælpe dig på rette vej.


Held og lykke med din virksomhed fremover


De bedste ønsker

Brian Rasmussen

Acaao


PS. Du er velkommen til at læse om vores Acaao online booking system - klik her

KONTAKTINFORMATION

Acaao

Telefon 425 88 333

E-mail info@acaao.dk

Nylandsvej 1

4622 Havdrup

En del af BeArt designs

CVR-nummer 32204392



ÅBNINGSTIDER

Mandag   09.00 - 18.00

Tirsdag     09.00 - 18.00

Onsdag    09.00 - 18.00

Torsdag   09.00 - 18.00

Fredag     09.00 - 18.00

Lørdag     LUKKET

Søndag    LUKKET





Copyright © 2019 Acaao

Design og udvikling Acaao